Seis aspectos para considerar al elegir un gestor de referencias bibliográficas.

Organizar un número cada vez mayor de archivos y citas es una fuente de angustia para los investigadores. Pero esto no tiene por qué ser así. El software para gestionar referencias bibliográficas, o gestor de referencias (RMs), está destinado para facilitar estas tareas.

Usar un Gestor de Referencias en lugar de estar pendiente de sus citas y referencias de forma manual es como cambiar tu bicicleta vieja por un Lamborghini. Por supuesto, tu bicicleta puede llevarte a lugares donde tú necesitas ir y que están a unas pocas cuadras, pero cuando necesitas viajar cruzando el país esta no es muy útil. Controlar manualmente un gran número de referencias es una labor desgastante y consume demasiado tiempo.

 

Actualmente hay miles de RMs para escoger. Entre los más populares están Endnote, Mendeley, Zotero y RefWorks. Muchos sitios han publicado las diferencias entre ellos mediante comparaciones ( click aquí, aquí, y aquí para tener excelentes ejemplos). Pero ¿cuál Gestor de Referencias es le mejor?

 

Una búsqueda superficial en ResearchGate muestra que  con frecuencia los científicos tienen este dilema. Y la respuesta es… depende. Bibliotecarios de Ithaca College en New York realizaron un análisis comparativo de cuatro  de los RMs más populares para responder esta pregunta. Llegaron a la conclusión de que ninguno de estos era el “mejor”. Todos tenían marcadas fortalezas y debilidades. Cuál es el mejor para ti dependera de lo que necesites hacer.

 

A pesar de esto, parece que los investigadores eligen RMs basándose principalmente en las recomendaciones de sus compañeros, o en lo que hay disponible en su biblioteca. En lugar de ir por lo que piensan los demás, consideran sus propias necesidades y recursos.

 

Aquí hay seis puntos en qué pensar al tomar tu decisión:

  1. Software Comercial vs Gratis

Al decidir cuál RM usar, el costo es indudablemente un aspecto a considerar. Muchos investigadores sienten que un software comercial ofrece características que no  tienen los RMs gratuitos. Muchas bibliotecas ofrecen estos RMs gratis, lo cual los hace aún más atractivos.

 

Sin embargo, veamos el ejemplo de Tom, un PhD que está comenzando un postdoctorado en una nueva universidad. Su primera asignación es escribir una revisión. El se sienta con una taza de té caliente, planeando escribir toda la tarde solo para descubrir que no tiene acceso a su RM. Este había sido provisto por su universidad anterior, pero no está disponible en la actual. Ahora, en lugar de terminar su artículo, tiene que ocupar la tarde—y probablemente el resto de la semana—pasando su biblioteca a un administrador diferente.

 

¿Provee tu compañía acceso a un software comercial? Si así es, excelente, pero considera que si cambias de jefe podrías perder acceso a una herramienta a la que estás acostumbrado a usar.

  1. Soporte tecnico

Considera a Mónica, quien está terminando su PhD. Ha pasado los últimos días escribiendo sin parar, y está justo a tiempo para cumplir con el plazo de impresión. Pero cuando ella hace clic para generar la lista de referencias, un error de comando aparece en la pantalla. Su RM ha encontrado un error. Ella mira su computadora con horror mientras todas sus citas se convierten en incoherencias.

 

Debido a que el RM es una herramienta gratis y de código abierto, no hay un equipo de soporte técnico disponible. Ahora, en lugar de ocupar una tarde imprimiendo su tesis, ella está luchando en internet buscando una solución.

 

Un software por el que tu pagas podría tener mejor soporte técnico. Aunque esto no siempre es así, es un punto que definitivamente vale la pena considerar. Mira la fecha de la última versión lanzada para tener una pista sobre la cantidad de asistencia técnica disponible para un RM determinado.

 

  1. Importar/Exportar formatos

 

Los formatos de un RM para importar/exportar determinan si los datos pueden ser compartidos con otros RMs.

Piensa en el ejemplo de Tom mencionado antes. Supone que el RM de su anterior universidad usaba un formato de propietario. El no podría exportar su biblioteca a otro Gestor de Referencia porque estos podrían ser incapaces de leer los datos. Según los chicos en  Docear, esta es una de las características clave de los malos RMs.

Asegurate de que tus datos están guardados en un formato que no sea específico para un solo RM para evitar detenerte en caso que quieras cambiar después.

 

  1. Espacio de almacenamiento

 

La capacidad de almacenamiento de un RM es importante, especialmente si planeas mantener una biblioteca muy extensa. Algunos RMs ofrecen espacio limitado gratis, y después cobran por almacenamiento extra.

 

  1. funciones colaborativas

 

Algunos RMs ofrecen características sociales que permiten a los investigadores compartir todo o parte de sus bibliotecas con colegas. Otros también les permiten decidir si pueden ser “vistos” por otros miembros de la comunidad (y en qué medida). estas características pueden ser útiles para proyectos grandes y multidisciplinarios, o para hacer más fácil compartir una biblioteca con los miembros del mismo grupo de investigación.

 

  1. Necesidades técnicas y hábitos de trabajo

 

Considerar tus necesidades técnicas es importante para asegurar la compatibilidad del RM con tu plataforma de elección (Linux, Windows, OS), software de procesamiento de texto y navegador de preferencia.  Muchos RMs ofrecen complementos para que su procesador de texto inserte automáticamente la cita que necesitas sin cambiar las ventanas. Tener un complemento de navegador es una buena característica para ayudarte a importar fuentes más rápido.

 

Además, considera lo que quieres hacer con el RM.  Si te gustaria trabajar con tus archivos PDF en el RM, es posible que te interesen gestores que ofrecen lectores PDF y herramientas que permitan resaltar y anotar. Algunos Gestores de Referencia te permiten enlazar tus citas a su fuente de archivos, así como extraer metadatos de sus archivos PDF.

 

Además, si necesitas acceso regularmente a tu biblioteca desde múltiples computadoras, busca por RMs que tengan la función de sincronización. Algunos RMs ofrecen un servicio de almacenamiento en la nube que te permite almacenar tus archivos y sincronizarlos con cualquier computadora desde donde estás trabajando.

 

Navegar por la gama de opciones disponibles en RMs puede ser confuso. Tomarte el tiempo para pensar en tus recursos, necesidades y preferencias, y priorizarlas puede llevarte a elegir un RM que funcionará para ti.

 

Yo instalé Mendeley después de una noche frustrante intentando arreglar manualmente la lista de referencias en mi tesis de maestría, y nunca he visto atrás. Para mí es fácil de usar, es bueno para organizar mis archivos PDF y adaptarlos bien a mis necesidades técnicas.

 

¿Utilizas Gestores de Referencias? ¿Cuál es tu favorito?

– Written by Marisa Granados, Research Medics Editorial Desk –

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